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En cualquier oficina es importante tener diferentes materiales para poder trabajar, ya que siempre se necesitan de diferentes herramientas que ayuden a completar todos los trabajos. La papelería se refiere a todos aquellos elementos de oficina que suplen alguna actividad o necesidad básica.
Estos elementos o papelería son bastante económicos y se pueden encontrar en cualquier librería o tienda de papelería. Existe una cantidad increíble de papelería de oficina, que puede ser utilizada para una función específica o para múltiples funciones.
Si estas entrando como un nuevo trabajador a una oficina, dependiendo de la empresa tendrás que conseguir o no, papelería por tus propios medios y en caso de que la empresa no te otorgue tus propios elementos de papelería o que la oficina sea tuya, ¡aquí están los elementos de papelería más utilizados!
Las carpetas son probablemente los productos de oficina más utilizados de todos.
Estos son folios generalmente del tamaño de una hoja, que sirven para guardar, separar y organizar diversos documentos. Existen todo tipo de carpetas; las más utilizadas son las carpetas marrones, que como su nombre lo indica, son de color marrón, delgadas, y hechas de un cartón muy fino. También existe un tipo de carpeta similar, pero hechas de un material llamado manila, que es más suave y de color amarillo.
Hay carpetas mucho más gruesas, que tienen agarres en el costado para poder guardar una cantidad muy grande de documentos, por ejemplo, los expedientes de todos los empleados en el año 2016. Estas carpetas son de plástico duro, y los agarres son de metal.
Estos son los principales instrumentos de escritura de una oficina.
Los lápices son estructuras de madera de al menos 12 centímetros, que por dentro contienen grafito, un material que permite impregnar en el papel cualquier cosa. Los lápices necesitan afilarse constantemente con un sacapuntas, ya que el filo del granito se desgasta a medida que se va utilizando, por lo que el lápiz se hace cada vez más pequeño hasta que no se puede sostener más.
Por otra parte, los bolígrafos son estructuras de plástico o de metal, que en su interior contienen un tubo con tinta, que puede ser de cualquier color y que se impregna en el papel de manera permanente. Los bolígrafos tienen vida útil hasta que la tinta se acaba o se seca, aunque la mayoría de los tubos de tinta pueden ser remplazados.
Sin embargo, y a diferencia de los lápices, lo que se escriba a bolígrafo es muy difícil de borrar.
Los sellos son estructuras que comienza con una agarradera y culmina con una forma tridimensional, que al mojarla en tinta y colocarla en el papel, queda impregnada de manera permanente. Los sellos pueden ser utilizados para muchas cosas, como por ejemplo, hay empresas que tienen mucho papeleo que requiere ciertas palabras en cada uno de los documentos, en los cuales se perdería mucho tiempo si se escribe cada una de ellas.
En los bancos llegan miles de solicitudes de préstamos. Para ahorrar tiempo, los ejecutivos simplemente tienen sellos que dicen aprobado o rechazado. Por otra parte, en cada empresa siempre debe existir un sello con el nombre, la dirección y el teléfono de la empresa, que permita identificar cada documento que se haga en ella
Cuando en una empresa se tienen muchos documentos archivados en un espacio muy pequeño, es necesario tener algún elemento que los identifique. Los separadores son cartulinas que tienen una pestaña a un costado, en la cual se puede colocar algún indicador especifico. Estas cartulinas se colocan entre algunos documentos para poder diferenciarlos según ciertas categorías específicas.
Estas categorías pueden varias mucho, pero en general son años, letras, apellidos, números de serie, etc.
Los clips son pequeñas estructuras metálicas o de plástico, que permiten que varios documentos se anexen de manera temporal, evitando que se extravíen o se mantengan juntos. Los clips son bastante pequeños, y su tamaño no supera los 2 centímetros. Además, son muy útiles si necesitar unir ciertos documentos, pero sin hacer una abertura con una engrapadora en ellos.
Los clips son removibles y reutilizables, pero con el tiempo pueden deteriorarse y además no pueden llevar una cantidad grande de documentos. Los clips pueden venir con cubiertas de plástico que les dan color y hacen que la superficie sea más suave para no marcar los documentos.
La cinta adhesiva es un material plástico que tiene una cara con pegamento, que permite fijar ciertas cosas de manera temporal.
La cinta adhesiva es muy necesaria si necesitas pegar algo de manera rápida, y luego quieres removerlo. Además, el diámetro de la cinta es de mínimo 1 centímetro y puede llegar a medir hasta 5 centímetros de ancho.
Esta cinta es muy delgada, fácil de utilizar y además tiene un coste muy bajo.